监控员工应适度当然，对员工工作的监视还存在争议。因为员工经常视这些监督为对人权的侵犯，而且会分散他们的注意力，带来不小的工作压力。如果对员工监督不当，还可能触犯联邦或州法律，这些法律有的对公司监督员工电话和数码邮件进行了限制。下面我们对由此产生的法律问题进行一下讨论，并就企业对员工监督过程中怎样减少法律纠纷和员工问题给出一些指导意见。
数码手段监督员工行为的相关法律
尽管员工普遍认为电话监听和电脑监视侵犯了他们个人的隐私权，但法律对他们的这种想法并没有给予完全地支持。联邦法律规定，在一定条件下，企业有权力对员工进行与业务相关的电话、数码邮件和电脑通讯的监督。
《综合犯罪控制和街道安全法案》第三条规定：禁止一切对有线、广播、数码通讯内容的拦截行为。这条规定参考的是《反窃听法案》。值得注意的是，《反窃听法案》开始主要包括对私人电话的保护，后来经过修订，内容增加，包括了对所有的数码设备和计算机通讯的保护。
然而，《反窃听法案》列出两种特殊情况可以进行拦截监听：（1）当至少一个当事方已被告知他的谈话、通信可能会被监听或监视，或者当事方先前同意自己的谈话、通信活动可能被监听或监视；（2）当拦截方是企业的老板，而且这种行为是完全出于合法商业有关的原因。
1、事先征得同意。事先征得被监督人的同意，双方可以将同意的内容写入合同，或是当事人暗示接受监督。这时员工的所有电话谈话和往来数码邮件都会被监听或监视，其中的目的是为了保证员工服务质量或培训需要。例如，密尔沃基曾有过这样的案例：单位受到侵权指控，但法庭裁决单位并没有违反法律规定，因为员工曾经暗示同意接受公司自动系统对其的电话监听。原告在一所警察局工作，那里所有的来电几乎都属紧急情况，她已经被告知电话会由于监督工作人员工作质量或培训目的而被监听。自动录音设备就安装在办公环境里，自动对来电进行录音。
然而，企业有时在告知员工电话可能被监听时，表达不清楚，没能够引起员工的足够重视。曾经也有过这样的案例，法庭认定企业暗示不明确，而判企业败诉。
2、出于商业原因进行监控。出于商业的目的，企业可以在法律许可的范围内，对员工电话和数码邮件进行监听和监视，而无须经过员工的同意。企业在一般的商业活动进程中，可以使用有线或数码通讯设备拦截员工的通讯信息。法律规定，企业出于正常的商业目的，不必经过员工的同意，可以监督甚至对员工的电话进行录音，其所使用的监督装置必须是法律允许范围内的。例如，有这样的案例：法庭认为，监督者可以通过与员工分享一条电话路线的方式对其销售人员的电话进行监听。但是呢，另外一个案件的被告企业就败诉了，因为在它的呈词中认为企业有权力在一周七天，每天二十四小时对员工电话进行监听。法庭认定，该企业的监督行为已经超出了正常商业活动目的的范围。
一般来说，出于商业目的的企业监督行为如果超出了法律认定范围就会被认为是侵权行为。例如，曾有一个案例：法庭判决某私营企业监听他的合作者的私人电话为非法。
然而，很多时候法庭还是会认为对私人电话的监控是合法的。例如，下面这个案例：某个私营企业，它提供的是中心警报通知服务，负责监控防火和防窃警报，它有权力对打入和打出的所有电话进行录音，其中包括员工的私人电话。法律支持这种24小时全程电话录音监控，因为只有这样才能保证员工不泄露公司客户的保密信息。
很多州都有法律规定禁用数码窃听器，这些州法律大部分与联邦法律的规定相似。部分州，如：伊利诺伊州、密歇根州和加利福尼亚州，对监听有更严格的规定。有的要求在所有当事方都同意的情况下才能实施监听。伊利诺伊州法律允许在特殊情况下，至少一方同意实施监控。例如，对远程市场的监控。其他州还有的进行专门立法，对监控计算机和数码邮件做出特别规定。例如，特拉华州法律要求企业必须对其任何监督行为，包括电话、互联网和数码邮件，以书面形式告知员工。康涅狄格州也要求对数码手段监控行为做出书面公告，但是呢企业使用监视器搜集非法行为和对工作地骚扰行为的证据可以除外。
查看已存储的数码信件
企业对已存储的数码邮件和语音邮件的监控问题在法律层面上很少涉及，一般情况下，联邦法律认定其为合法。《保护数码通讯隐私法》规定：提供数码通讯服务的企业有权力在其电脑系统中和电话系统中查询过去的存储信息，而不用经过员工的同意。例如，曾有案例：企业查看了一位员工存储在公司电脑中的数码邮件，法庭判决该企业没有违反《保护数码通讯隐私法》。
最好的办法：合理的政策与有选择的监控
正如以上讨论的，法律允许企业在必要情况下对员工进行监控。实际上，所有的企业都能够为自己在任何时候采取的监控手段找到合理的解释。然而，如果监控行为在实施过程中运用不当，可能会导致严重的道德问题。没有人喜欢被别人监视，尤其是涉及到个人事务、与工作无关的行为时更是如此，尽管这些行为可能会发生在工作时间。为了减少这些问题，最好的办法就是制定一个政策并使之透明化，并只在商业活动需要的时候采取监督行为。下面简介五种办法帮助你避免滥用监控手段，同时改善与员工的关系。
1、为监督员工行为制定一个专门的政策，并向员工讲明该政策的用意。这个政策应该是：
明确计算机系统和通讯服务系统是属于企业财产
保留对员工数码通讯进行监控的权力
解释对员工进行监视是出于商业原因
界定因公、因私使用电话、邮件和互联网的范围
禁止不正当的使用，包括：过多的因私使用；发送、浏览、存储侵犯他人人权、损害他人名誉或色情信息；未经许可复制、分发享受版权保护的资料；传输商业机密信息等
对违反政策的行为给予相应惩罚，注明该政策的起止时间
2、出于工作目的进行监督。如果你对你的监督行为给员工一个合理、出于工作原因的解释，那么他们一定愿意接受，并把它作为一项工作规定去遵守，而不会视之为对人权的侵犯。合理的理由包括：监督是为了向违反规定的员工追究个人责任，为了提高员工工作质量，为了改善与客户的关系，为了保证公司产品和服务质量等。
3、合理地规定个人使用范围。在实际工作中，完全禁止个人使用公司的电话、网络既是不实际的，也是不合理的。同样，对违反公司规定的员工进行苛刻地惩罚也会被认为是不公平的。
4、参照州法律。如果你所在的州法律要求需经所有当事方同意才能实施监督行为，那么应该在电话打入、打出以前有一段语音提示，提醒员工和客户在通话时可能将会被录音。
5、给出通告，获得员工同意。记住，如果你的监督行为获得了员工的同意，那么它将总是合法的。所以你应该在雇佣新员工时或开始进行监督行为以前，与员工签订这样的一份协议。
监控是一种须谨慎使用的办法
毫无疑问，企业对员工行为监控越来越普遍，而且还可以从法律层面得到支持。然而，过度地采用监控手段可能会引发负面效应。因此，要很好地解决这个问题，需要在企业保护商业秘密和员工保护个人隐私之间找一个平衡点。以上简介的五种办法应该是非常好的建议。（汤力）
来源：HR管理世界
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