证明格式与写法

1.标题

即写上文种名称“证明信”或“证明书”；有的简写为“证明”。标题写在第一行正中位置，字体应稍大，间距要拉开。

2.主送机关（单位）

即接受证明信的单位名称。应顶格书写，后面加冒号。

证明信一般应有明确的受文单位，一般不要泛写“有关单位”等字样，而应当在备注项注明“本证明由持证人携带，与其身份证同时使用”，以免发生其他问题。

3.正文

正文包括开头、主体和结束语等内容。

(1)开头。概括说明出具证明信的缘由、依据。一般写为“根据你单位函件（××字[ 2005]×号）要求，现将有关问题证明如下：”。

(2)主体。这是证明信的核心内容。不同类型的证明信，其内容和写法不同。分述如下：

①存档证明信。主体内容根据对方要求证明的问题而定。例如对方要求证明“×××同志是否在你单位工作过，期间有无重大问题”，证明信的主体则可写为“×××同志于2002年2月至2007年9月在我单位任x×科科长，期间没有任何重大问题”。如果对方需要调查某件事情，证明信的主体则需要写清人名、身份、时间、地点、参与人物的活动及表现，以及事情的来龙去脉，不得含糊。如果事隔已久需要通过回忆去写，也要尽可能地写准确，确属想不起来的情况，如实注明啥情况记不清楚。

②遗失证件证明信。主体内容一般为人名、时间、地点、遗失证件情况，并应当写上遗失证件的号码。

③携带式证明信。主体内容一般包括姓名、性别、年龄、身份、职务、外出地点、外出目的，如出差、探亲、旅行等。这种证明信在首部标题之下标有发文序号，另外留有存根。存根内容比较简略，只需写姓名、外出地点、外出事由、有效期限等。

(3)结束语。一般于主体之后书写“特此证明”，与主体部分接写的，可以加句号。另提行写的，后面不加标点。

4.落款

包括署名、时间、单位签署意见和备注有效期等项目内容。

(1)署名。于证明信右下方写上单位全称。如果是个人开具的证明信，再于单位名称下面写上出具人姓名，并盖个人印章。

(2)时间。写明开具证明的年、月、日。

(3)单位签署意见。主要用于个人证明信。签署意见包括两方面内容：

一是对写证明信者的政治思想、业务能力等作简评。如“该同志思想政治作风正派、工作认真负责”等；

二是对证明信中的内容所持态度。如果认为证明情况比较准确，可写“情况属实”；如果证明信中反映的情况组织上不很了解，可以写“此证明仅供参考”等。

(4)印章。这是证明信有效的标志，不管哪类证明信，务必有单位印章或某组织印章。

(5)备注。主要用于随身携带证明信。在时间项下一行位置注写“有效时间为2008年×月×日至2008年×月×日”。

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