财会电算化管理制度

1.范围

本标准规定了为强化财会电算化管理管理，特制定本办法。

本标准适用于本公司为强化财会电算化的管理。

2.规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/JC.B04-2024 《风险和机遇控制程序》

3.管理职责

3.1财务部：确定内外部环境因素和相关方期望或要求。

3.2董事长：批准风险和机会的应对措施。

3.3管理者代表：组织各部门进行内外部环境因素和相关方期望或要求的识别评价、并拟定应对措施，对结果进行审核整理。

3.4各部门：配合进行内 外部环境因素和相关方期望或要求的识别评价、并拟定应对措施。

4.管理程序

4.1财会电算化软、硬件的购置

4.1.1电算化软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等，由公司财务部统一负责组织实施，并须符合下列条件：

4.1.1.1购入软件应进行可行性论证和方案设计，在充分考察适合公司情况的基础上，经财务主管领导批准方可购置；

4.1.1.2购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件；

4.1.1.3未经批准不得使用外来软件(包括应用软件和系统软件)；不准对购入软件进行随意修改，对外拷贝；

4.1.1.4二次开发软件要经公司财务部领导同意、财务主管领导批准后方可实施，且仅限于对原始数据的利用和深加工，不得修改原始数据。二次开发的软件应达至财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的相关要求。

4.1.2电算化硬件的购置

首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请，再由公司综合管理部进行选型和市场价格调查的工作，选择性价比好，商品质量高的品种和售后服务好的商家签订合同，经公司领导批准后购置。

4.2计算机上岗要求

4.2.1计算机操作人员需经专门培训考核合格后方可上岗操作。

4.2.2财务部使用的计算机只能用于本公司，未经公司财务部批准不得对外使用。

4.2.3为保证系统的正常、安全运行，杜绝各种非法舞弊行为，防止造成系统内数据的破坏，保证数据正确性和运行效率，上机操作人员规定：

4.2.3.1系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务部负责人根据业务需要确定；

4.2.3.2系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务部负责人批准的有关财会人员，有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统；

4.2.3.3与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。

4.2.4严格操作规则

4.2.4.1原始凭证需经有关领导审核，并按有关财经法规填制记帐凭证，凭此进行账务处理；

4.2.4.2记帐凭证必须经审核员审核后才能录入微机。数据录入人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现差错，应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在登帐前发现有错，可按凭证数据进行修正。如在登帐之后发现有错，必须另做凭证，以红字冲销，录入计算机。最后由复核员调正，并在机内签字，记帐才能进行；

4.2.4.3当月机内数据必须全部记帐完毕，方可由指定人员进行结帐；

4.2.4.4除了系统维护员之外，其他人员一律不得直接打开库进行操作，不得随意增删修改数据、源程序和库文件结构；

4.2.4.5出纳人员、软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作，更不允许进行系统性操作；

4.2.4.6系统软件、二次开发的文档资料，均由财务部负责人指定专人保管，未经许可不得擅自复制、修改和出借；

4.2.4.7存档的数据软盘、帐表、凭证各文档资料等，由档案管理员按规定进行复制、核对、保管；机内数据必须每天双备份；月未根据需要将明细帐打印归档(如现金、银行存款、结算往来帐等)，年未必须将当年所有的明细帐打印出装订成册归档；

4.2.4.8系统维护人员必须按有关的维护规定操作；

4.2.4.9各操作人员在上机时，应认真登记姓名、系统时间、业务时间等。操作员必须对自己的登机口令保密，以便帐务系统自动对其上机操作进行流水登记，财务部负责人定期检查此上机记录，以作为责任划分的依据；操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作；必须认真登记凭证数据摘要及有关附件信息，保证会计信息的全面完整；

4.2.4.10每次上机完毕，应做好所需的各项备份工作，以防止发生意外事故；

4.2.4.11严禁使用来历不明的软盘或光盘上机操作，严禁非法拷贝工作，外购软盘使用前必须先进行防病毒的检查。

4.3软件升级的审批程序

4.3.1由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告。

4.3.2公司财务部负责人审查申请报告，并论证其可行性、公司分管领导审批。

4.3.3原程序清单存档。

4.3.4手续完备后，实施软件升级。

4.3.5软件升级后使用变更通知。

4.3.6进行软件升级后的试运行。

4.3.7根据运行的情况总结并升级文档资料。

4.3.8发出软件升级后正式运行通知。

4.3.9软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档。文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名，维护时间，修改时间，修改的原因，修改的内容，修改后的现状等。

4.4财会电算化档案管理

财会电算化档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证，存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。电算化财会档案一般包括以下内容：

4.4.1会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据，财务部必须强化会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。

4.4.2记帐凭证由人工统一登记编号，经审核人员审查后录入微机。定期汇总，按类装订成册，专人保管，帐表必须有会计主管的签章才能存档保管。

4.4.3每月形成的`帐簿、报表都应按月打印，按科目、类别立卷，装订成册，年底统一移交综合管理部档案室集中管理。

4.4.4会计档案一律以纸质形式保存，同时以磁质形式保存会计档案，磁质档案一般应保存2到3份，保存时限至少为五年。其他各类文档的保存期限及销毁手续，应按《会计档案管理办法》的规定保管期限进行保管。

4.4.5会计档案必须做到妥善保管，存放有序，方便查找，备份软盘应贴上保护标签，标签信息完整，字迹信息完整，字迹清楚，必须用钢笔填写。存放在安全、清净、防热、防潮的场所；同时，严格执行保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

4.4.6会计档案为本单位积极提供利用；向外单位提供利用时，档案原则上不得借出，如有特殊，需经公司财务总监批准，并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等，并按期归还，且不得拆散原册。

4.4.7对于违反上述档案管理或保密规定，以及任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、帐册、软盘等的行为将进行严肃处理。

4.5财务部会计电算化岗位设置及工作职责

4.5.1会计人员

会计人员应孰悉分工负责的核算业务，既能进行手工核算的会计处理，也能适应会计电算化工作要求。其职责范围除会计法、财政部有关规定外还包括：编制会计凭证应符合财务制度的要求，做到经济业务处理合法完整、数据正确，摘要简明规范，编码完整，符合会计电算化有关细则的规则等。

4.5.2系统管理员

系统管理员应精通本单位的财务和会计业务，具备一定的计算机知识，熟悉本单位在用系统，由财务部负责人担任。主要对系统总的运行情况负责，协调财务部内外有关电算化的工作关系，处理临时出现的问题。主要职责有：

4.5.2.1负责电算化系统日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，在系统发生故障时，应及时监督、组织有关人员恢复其正常工作；

4.5.2.2负责组织系统各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修改和更新的计划；提出更新软件或修改软件的需求报告。

4.5.3系统操作员

操作员有权进入本公司电算化系统并调用系统全部或部分功能。操作员应熟悉单位财会业务，同时有较熟悉的计算机操作及数据库知识，熟悉在用系统的使用，操作员一般由经过计算机和会计两类培训的专业人员担任，对整个系统安全正常进行负责。其主要职责包括：

4.5.3.1严格按照系统操作说明进行操作；

4.5.3.2负责系统维护操作，包括各种环境库的修改和更新操作；

4.5.3.3负责各类数据的备份和存档；

4.5.3.4系统操作过程中发现故障，应及时报告财务负责人和综合管理部，并做好故障记录及上机记录等；

4.5.3.5当天的日记帐数据，当天登录，登录后打印出当天的帐表，做到日日清；

4.5.3.6月底打印系统所有的明细帐、总分类帐和会计报表，以及自动转帐凭证；

4.5.3.7负责领导交办的其他工作；

4.5.3.8系统操作员是系统运行中的关健人员，不能由系统开发人员担任，不准调用自己权限外的功能。

4.5.4数据录入员

数据录入员负责录入已审核的手工凭证或其他原始数据。数据录入员应对会计业务知识。有一定的了解，有简单的计算机操作知识，能熟练地录入有关数据。其一般由经过打字训练的会计人员担任，对录入数据的正确性负责。职责一般包括：

4.5.4.1检查专职会计人员提供的数据的审批手续，对非法数据不得录入；

4.5.4.2严格按照专职会计人员提供的数据进行录入，录入完毕进行自检核对，核对无误后交数据审核员复核；

4.5.4.3在输入过程中，如发现输入凭证有疑问或错误时，应及时向系统管理员或有关专职会计人员反映，不得擅自作废或修改；

4.5.4.4发现输入数据与凭证数据不符时，应按凭证数据予以修正；

4.5.4.5每次数据录入结束后，应及时做好数据备份；

4.5.4.6日记帐输入应做好日清月结；

4.5.4.7注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，备份数据应妥善保管；

4.5.4.8、操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向系统管理员报告；数据录入员不能由系统开发人员担任。

4.5.5数据审核员

数据审核员负责录入数据和输出数据的正确性审核工作。数据审核员应熟悉本单位的会计业务和全面的会计业务，一般应由符合条件的会计人员担任，其职责主要包括；

4.5.5.1负责输入数据凭证的审核工作，包括审核各类代码合法性、摘要规范性和数据的正确性等；

4.5.5.2负责输出数据正确性的审核工作；

4.5.5.3对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还有关人员更正、补齐，再行审核；

4.5.5.4对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据，不予签章确认。

4.5.6系统维护员

系统维护员是指负责系统运行管理与维护的工作人员。系统维护员应有一定的计算机知识、会计业务知识，应能熟练地编制程序，应了解所用软件的结构。系统维护员可由软件开发人员或相应的合格人员担任。其主要职责包括：

4.5.6.1定期检查软件、硬件设备的运行情况；

4.5.6.2负责系统的安装和调试工作；

4.5.6.3按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护。系统维护员由于熟悉所用的软件数据结构和安全性防范措施，所以不能从事数据录入、复核等系统的任何操作权限使用工作。

4.5.7档案管理员

档案管理员负责保管各类数据和帐表，一般应由具备一定计算机常识，如软盘的使用与保护等，具有较强的责任心的会计人员担任。其主要职责包括：

4.5.7.1负责系统的各种开发文档、各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、凭证资料的备份和存档保密工作；

4.5.7.2做好各类数据、资料、帐表、凭证的装订存档和安全保密工作，不得擅自出借；

4.5.7.3按规定期限，向各类有关人员催交备份数据、存档数据、手工凭证和原始凭证。

4.6硬件管理制度

4.6.1计算机局域网由公司综合管理部统一管理，财务系统归财务部专用。其他公司查询数据须经财务部主管批准后由财务人员根据要求提供。财务部计算机分别由专人负责，主要职责为上、下班及停电时开机、关机、防尘、清洁等日常保养，软硬件出故障及时向系统管理员汇报。如因事外出必须委托他人代管。

4.6.2计算机未经批准不得搬离或任意挪位，各种资料、软件一律不得带离单位。

4.6.3未经许可严禁修改硬盘储存内容，不准擅自拆开计算机及修改计算机有关软硬件参数设置。

4.6.4不准擅自改变上机内容或运行未经批准的软件。

4.6.5计算机配置专门的动力电源，每台终端配置不间断电源。停电后必须3一5分钟内存盘正常退出并关闭UPS电源， 人员离开时必须关闭计算机、打印机、UPS和总电源。

4.6.6UPS电源不得插接除服务器以外的设备， 如打印机、电风扇、电热瓶等外来硬件设备。

4.6.7计算机硬件故障请保持现场，并向系统管理员汇报，由系统管理员安排人员进行排除，不得自行拆开处理。

4.6.8开机顺序：总电源-UPS电源一外围设备(打印机、显示器) 一服务器。关机顺序和开机相反。

4.6.9系统管理员必须在全部终端都正常退网才关闭主机。

4.6.10严禁在财务用计算机上打数码游戏。

4.6.11外来及新购磁盘、光盘必须先进行防病毒检查方可上机。

4.6.12未经批准不得使用外来软件(包括应用软件和系统软件)，不准对机内软件或系统配置随意修改。

4.6.13注意数据的定期备份，所有软盘都加上写保护，并有规范的标签。

4.6.14经常对计算机和软盘进行病毒检测，并不定期作好杀病毒软件的升级工作。

4.6.15各操作员每次对更新数据必须及时备份，月末结帐后磁质、纸双备份。

4.6.16财务部各种资料、磁盘、软件一律不得带离办公室，对外(包括公司其他公司)提供数据必须经财务部经理审批。

4.6.17计算机开机口令和财务操作员口令需不定期更改，各操作员必须对自己所掌握的口令严格保密，不得对外泄露。

4.6.18各操作应严格权限操作，不得泄露、打听他人有关操作口令，不得以他人名义上机登录，更不得试图获取不属于自己职责范围内的资料数据。系统管理员根据上机记录核对，作为工作检查依据。

4.6.19硬件的购置、维护、维修等按公司规定执行，违反上述规定造成设备损坏，由责任者照价赔偿；造成数据毁损或泄密者，财务部将视情况对责任者予以处理。

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